Prezenta anexă stabilește definiții generale, cu caracter operațional, pentru termeni utilizați recurent în statut și în anexele sale, în scopul aplicării unitare și al reducerii riscului de interpretări divergente.
Definițiile din prezenta anexă nu urmăresc să dubleze definițiile legale din legislația aplicabilă și nu se interpretează în sensul restrângerii drepturilor recunoscute de lege.
Termenii definiți în prezenta anexă au sens unic și unitar în întregul statut, inclusiv anexele acestuia și actele interne adoptate în executarea statutului; instituirea de definiții paralele pentru aceiași termeni este interzisă. Clarificările sau subcategoriile pot fi introduse numai dacă sunt compatibile cu sensul definit în prezenta anexă.
Organ competent înseamnă organul statutar căruia prezentul statut îi atribuie în mod expres competența de a adopta o hotărâre/decizie într-o anumită materie; în caz de dubiu, competența se interpretează potrivit principiului ierarhiei organelor, cu prevalența organului superior, dacă statutul permite.
Organ superior înseamnă organul statutar ierarhic superior celui care a adoptat o hotărâre/decizie, potrivit structurii stabilite de statut.
Atribuții/competențe înseamnă totalitatea drepturilor de a delibera, decide, administra și reprezenta conferite prin statut unui organ sau unei persoane, inclusiv limitele valorice și procedurale asociate.
Act intern înseamnă orice document normativ sau decizional emis în cadrul Sindicatului în baza statutului (inclusiv hotărâri, decizii, regulamente, politici interne, instrucțiuni procedurale), indiferent de suport (fizic sau electronic), cu respectarea condițiilor de formă prevăzute de statut.
Hotărâre înseamnă actul adoptat de un organ deliberativ (de regulă Adunarea Generală sau Consiliul General) în exercitarea competențelor sale statutare.
Decizie înseamnă actul emis de un organ executiv (de regulă Biroul Executiv) sau de o persoană/ structură mandatată, în exercitarea atribuțiilor de administrare curentă ori de punere în executare a hotărârilor organelor deliberative.
Regulament intern înseamnă act intern cu caracter general și repetabil, subsecvent statutului, care detaliază proceduri, fluxuri, praguri, formate și responsabilități, fără a putea modifica statutul sau a crea reguli contrare acestuia.
Politică internă înseamnă act intern-cadru care fixează principii, standarde și criterii generale (de exemplu integritate, transparență, remunerare, conformitate), urmând a fi operaționalizată prin reguli procedurale sau regulamente.
Convocare înseamnă actul de chemare la ședință, transmis potrivit statutului, care include cel puțin data, ora, locul/modalitatea de desfășurare, ordinea de zi și modalitatea de acces la materiale.
Ordinea de zi înseamnă lista punctelor supuse dezbaterii și votului; includerea pe ordinea de zi condiționează posibilitatea adoptării valide a unei hotărâri pentru acel subiect, cu excepția situațiilor permise expres de statut.
Cvorum înseamnă numărul minim de membri (sau proporția minimă) necesar(ă) pentru ca un organ să poată delibera și adopta hotărâri valabile, potrivit statutului.
Majoritate simplă înseamnă mai mult de jumătate din voturile valabil exprimate pentru o opțiune, în cadrul aceleiași proceduri de vot, dacă statutul nu prevede altfel.
Majoritate calificată înseamnă pragul de vot superior majorității simple stabilit expres de statut pentru anumite decizii (de exemplu modificarea statutului, dizolvarea, reorganizarea, excluderea disciplinară), calculat potrivit regulii din articolul relevant.
Vot valabil exprimat înseamnă vot exprimat în mod clar pentru una dintre opțiunile supuse votului, potrivit regulilor procedurale; abținerea nu se consideră, de regulă, vot valabil exprimat, dacă statutul sau regulamentul aplicabil nu prevede altfel.
Abținere înseamnă opțiunea de a nu vota pentru niciuna dintre alternativele supuse votului; abținerea poate fi obligatorie în caz de conflict de interese și se consemnează în procesul-verbal.
Proces-verbal înseamnă documentul care consemnează desfășurarea ședinței (participanți, cvorum, ordinea de zi, dezbateri relevante, voturi, hotărâri, abțineri, opinii separate când sunt permise), semnat potrivit regulilor interne și arhivat în evidențele Sindicatului.
Comunicare internă înseamnă transmiterea către membri sau către structuri interne a informațiilor, convocărilor, hotărârilor și documentelor, prin canalele aprobate intern, astfel încât data transmiterii și/sau a recepției să poată fi dovedită rezonabil.
Mijloace interne de comunicare înseamnă canale administrate sau acceptate de Sindicat (de exemplu e-mail, platformă online/intranet, aplicație dedicată, afișaj la sediu, comunicare către structuri teritoriale pentru diseminare), stabilite prin act intern.
În scris înseamnă comunicare realizată pe suport hârtie sau în format electronic, cu posibilitatea identificării autorului/emitentului și a datei, astfel încât conținutul să fie reproductibil și arhivabil.
Publicitate internă înseamnă punerea la dispoziția membrilor, în condiții de acces controlat când este necesar, a hotărârilor și informațiilor prevăzute de statut, cu respectarea confidențialității legitime și a protecției datelor.
Evidențe interne/registre interne înseamnă registrele și bazele de date organizate de Sindicat pentru funcționare, trasabilitate și auditabilitate (de exemplu registrul membrilor, registrul hotărârilor, registrul contractelor semnificative, registre financiare), conform statutului.
Versiune statutară înseamnă forma consolidată a statutului (inclusiv anexele) rezultată după adoptarea și, după caz, menționarea modificărilor potrivit procedurii statutare și regimului de publicitate externă aplicabil.
Materiale de ședință înseamnă documentele puse la dispoziție pentru deliberare (proiecte de hotărâre, note de fundamentare, rapoarte, bugete, sinteze), în măsura necesară unei deliberări informate.
Anonimizare înseamnă procesul de eliminare sau modificare a elementelor de identificare dintr-un document astfel încât persoanele vizate să nu mai poată fi identificate în mod rezonabil, ținând cont de context și de mijloacele disponibile.
Confidențialitate legitimă înseamnă limitarea accesului la anumite informații atunci când divulgarea ar prejudicia în mod rezonabil interesele Sindicatului ori ale membrilor, ar afecta negocieri, litigii, securitatea informațională sau ar încălca protecția datelor; această limitare trebuie să fie necesară și proporțională.
Informații confidențiale are sensul prevăzut la art. 16 din prezenta anexă.
Conflict de interese înseamnă situația în care interesul personal al unei persoane (direct sau indirect) poate influența ori poate fi perceput în mod rezonabil că influențează imparțialitatea unei decizii sau a unui act în interesul Sindicatului.
Conflict de interese real înseamnă conflict de interese existent în fapt la momentul deliberării/actului; conflict de interese potențial înseamnă conflict de interese care poate apărea previzibil în raport cu aceeași materie; conflict de interese aparent înseamnă situația care, deși poate să nu fie conflict real, creează o aparență rezonabilă de influență asupra imparțialității.
Interes personal înseamnă orice avantaj sau dezavantaj patrimonial ori nepatrimonial, direct sau indirect, pentru persoana vizată sau pentru o persoană apropiată acesteia, ori pentru o entitate cu care are legături relevante.
Persoană apropiată înseamnă, cel puțin, soț/soție, partener de viață, rude sau afini până la gradul al II-lea inclusiv, precum și orice persoană față de care există o relație de dependență sau influență semnificativă (de exemplu subordonare directă, interes economic comun), atunci când această relație este relevantă pentru decizie.
Structuri teritoriale interne înseamnă formele de organizare locală fără personalitate juridică, stabilite de statut (de exemplu filiale județene, grupuri locale), care funcționează ca extensii operaționale ale Sindicatului, în limitele mandatului și ale regulilor de raportare și control intern.
Filială județeană înseamnă structura internă organizată la nivelul unui județ, fără personalitate juridică, cu organe locale și obligații de raportare către organele centrale, potrivit statutului.
Grup local înseamnă structură internă de lucru/organizare în cadrul unei filiale sau al unei zone, fără competențe autonome, funcționând sub coordonarea organelor locale competente.
Reprezentant județean înseamnă persoana mandatată pentru exercitarea atribuțiilor de reprezentare și comunicare la nivel județean acolo unde nu există filială ori în condițiile stabilite de statut și actele interne.
Mandat înseamnă împuternicirea acordată prin alegere, numire sau desemnare potrivit statutului, în limitele competențelor definite și pe durata stabilită.
Mandat determinat înseamnă mandatul cu durată prestabilită (de exemplu 1 an, 4 ani), cu regulile de încetare, revocare și înlocuire prevăzute de statut.
Interimat înseamnă exercitarea temporară a atribuțiilor unei funcții vacante sau indisponibile, până la alegerea/numirea titularului, în condițiile și limitele stabilite de statut și hotărârea organului competent.
Delegat înseamnă membrul ales să reprezinte membrii într-o Adunare Generală organizată în sistem de delegați, potrivit condițiilor și regulilor din statut.
Supleant înseamnă persoana desemnată să înlocuiască temporar sau definitiv, după caz, titularul unei funcții sau calități (de exemplu reprezentant, cenzor, delegat), potrivit regulilor interne aplicabile.
Contract semnificativ are sensul stabilit de statut în articolul dedicat transparenței contractelor.
Cotizație sindicală, mecanismul de susținere 3,5% și salariu net au sensurile stabilite în capitolul de cotizație.
Abatere disciplinară și standardul de apreciere al faptelor au sensurile stabilite în capitolul disciplinar.
Apărător propriu și apărător ales au sensurile stabilite în capitolul de asistență și reprezentare.
Editura are sensul stabilit în capitolul privind publicațiile și activitățile editoriale.
Definițiile din prezenta anexă se aplică în întreg statutul, inclusiv anexelor, dacă din context nu rezultă un alt înțeles statutar explicit.
În caz de neconcordanță între prezenta anexă și corpul statutului ori celelalte anexe, pentru termenii definiți în prezenta anexă prevalează definiția din anexă; organele competente inițiază, fără întârziere, procedura statutară de aliniere a textelor.
Integritate înseamnă ansamblul de valori și conduite care asigură loialitatea față de interesul colectiv al membrilor, respectarea adevărului, evitarea conflictelor de interese și respingerea oricăror forme de violență, hărțuire, intimidare ori sabotaj al activității sindicale.
Integritatea include, în mod obligatoriu, următoarele componente operaționale:
buna-credință în raporturile interne și externe;
transparența internă și auditabilitatea acolo unde Statutul o impune;
independența față de angajatori, organizații patronale, autorități publice și partide politice;
respectarea confidențialității legitime;
abținerea de la conduite care pun în pericol membrii, reputația Sindicatului sau capacitatea sa de negociere și reprezentare.
Integritatea nu exclude dreptul membrilor de a formula opinii critice și alternative în cadrul procedurilor interne, și nici exercitarea căilor statutare de contestare; critica internă legitimă nu constituie, prin ea însăși, lipsă de integritate.
Incident de integritate înseamnă o faptă ori un ansamblu de fapte dovedite prin elemente verificabile, care indică o conduită grav incompatibilă cu scopul Sindicatului ori cu obligațiile de etică și integritate prevăzute de statut și anexele sale, fiind aptă să afecteze credibilitatea, independența, funcționarea democratică sau patrimoniul Sindicatului ori drepturile membrilor.
Pot constitui, după caz, incidente de integritate, fără a se limita la acestea:
furnizarea de informații esențiale false în proceduri interne;
divulgarea neautorizată a informațiilor confidențiale cu prejudiciu;
exercitarea unui mandat sindical în interes personal ori pentru terți;
acceptarea unor avantaje necuvenite în legătură cu activitatea sindicală;
violența, hărțuirea, intimidarea sau represaliile în viața sindicală;
fraude, deturnări sau prejudicierea patrimoniului Sindicatului;
sabotajul organizat ori sistematic al activității sindicale.
Un incident de integritate poate fi relevant atât pentru admiterea în Sindicat, cât și pentru răspunderea disciplinară, în limitele competențelor și procedurilor prevăzute de Statut, fără a se aduce atingere dreptului la apărare și dreptului la un proces intern echitabil.
Calificarea unei conduite drept incident de integritate se face prin raportare la gravitate, intenție, context, frecvență, consecințe și proporționalitate, cu motivare explicită.
Represalii înseamnă orice tratament advers, acțiune ori inacțiune care produce sau este aptă să producă un prejudiciu unei persoane, ca reacție la apartenența la Sindicat, la exercitarea unui drept statutar ori legal în viața sindicală (inclusiv formularea de sesizări, contestații sau raportări de bună-credință) sau la participarea legitimă la activitatea sindicală; noțiunea se interpretează ca standard minim în concordanță cu regimul legal aplicabil victimizării și protecției raportorilor.
Informații confidențiale înseamnă informațiile obținute sau create în cadrul activității sindicale, al negocierii, al consultărilor sau al procedurilor interne (inclusiv date cu caracter personal), a căror divulgare neautorizată poate prejudicia membrii sau Sindicatul ori poate încălca legea ori obligații asumate în mod legitim de confidențialitate.